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Excel Funktion: Durchsuchbare DropDowns

26. Juli 2023, CAPCom WebTeam - Tipps & Tricks

In diesem Video stellen wir Ihnen eine "neues" Excel Feature vor, welches Ihre Dateneingabe und -auswahl in Excel erheblich vereinfachen wird. Keine endlosen Scrollaktionen mehr in langen Listen, kein Übersehen des gesuchten Eintrags mehr, endlich direkt zu dem gewünschten Eintrag springen.

Auch zeigen wir Ihnen wie Sie das Feature aktivieren können, für den Fall, dass dies bei Ihnen noch nicht geschehen ist und welche Excel Version Sie benötigen. Dies Feature ist nämlich erst ab der Version 2021 bzw. 365 von Excel freischaltbar.

Für Rückfragen und Anmerkungen können Sie uns gerne einen Kommentar hinterlassen! Danke Für Ihr Interesse!

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Warum eine KI nutzen um Inhalte zu generieren

05. Juli 2023, CAPCom WebTeam - Internet Trends

Bildliche Darstellung von Künstliche Intelligenz durch einen mit Leiterbahnen überlagerten Schädelquerschnitt

Große Teile dieses Textes wurden mit Hilfe von künstlicher Inteligenz erstellt, denn auch wir wollten mal ausprobieren wie gut die Ergebnisse sind und ob man damit etwas anfangen kann. Die Texte sind aber nachbearbeitet und daher keine direkten Ausgaben aus den verwendeten Tools.

Warum sollte man KI für die Erstellung von Inhalten nutzen?

Es gibt mehrere Gründe, warum KI für die Erstellung von Inhalten verwendet werden kann:

Effizienz: KI kann schnell große Mengen an Inhalten generieren, was Unternehmen und Organisationen Zeit und Ressourcen sparen kann.

Personalisierung: Mithilfe von KI lassen sich personalisierte Inhalte für einzelne Nutzer erstellen, die auf deren Surfverhalten, Vorlieben und demografischen Daten basieren.

Kosteneffizienz: KI kann zur Erstellung von Inhalten zu geringeren Kosten eingesetzt werden als die Einstellung von menschlichen Autoren oder Redakteuren.

Skalierbarkeit: Mithilfe von KI kann die Produktion von Inhalten skaliert werden, um die Anforderungen einer großen Nutzerbasis zu erfüllen.

Vielfältigkeit: Mithilfe von KI kann eine Vielzahl von Inhaltstypen erstellt werden, z. B. Texte, Bilder und Videos.

Konsistenz: Mithilfe von KI kann sichergestellt werden, dass die Inhalte die Markenrichtlinien und Stilregeln einhalten.

Welche Daten nutzt KI für die Erstellung personalisierter Inhalte für einzelne Nutzer?

KI kann eine Vielzahl von Datenquellen nutzen, um personalisierte Inhalte für einzelne Nutzer zu erstellen. Einige Beispiele sind:

Browserverlauf: KI kann Daten über den Browserverlauf eines Nutzers verwenden, z. B. die besuchten Websites, die angezeigten Seiten und die von ihm verwendeten Suchbegriffe, um Inhalte zu erstellen, die für seine Interessen relevant sind.

Demografische Daten: KI kann Daten zu den demografischen Merkmalen eines Nutzers wie Alter, Geschlecht, Standort und Einkommensniveau verwenden, um Inhalte zu generieren, die auf seine spezifischen Merkmale zugeschnitten sind.

Vorlieben: KI kann Daten über die Vorlieben eines Nutzers nutzen, z. B. die Art der Produkte, die er kauft, die Musik, die er hört, und die Filme, die er sich ansieht, um Inhalte zu generieren, die auf seinen Geschmack abgestimmt sind.

Soziale Medien: KI kann Daten aus den Social-Media-Profilen eines Nutzers verwenden, z. B. seine Beiträge, Likes und Kommentare, um Inhalte zu erstellen, die seine Persönlichkeit und Interessen widerspiegeln.

Benutzergenerierte Daten: KI kann Daten nutzen, die Nutzer freiwillig zur Verfügung stellen, z. B. ihre Vorlieben und ihr Feedback, um Inhalte zu erstellen, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Historische Daten: KI kann Daten über frühere Interaktionen eines Nutzers mit dem Unternehmen nutzen, z. B. seine Kaufhistorie oder Interaktionen mit dem Kundendienst, um Inhalte zu generieren, die für seine aktuelle Beziehung zum Unternehmen relevant sind.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Erstellung personalisierter Inhalte für einzelne Nutzer den Zugriff auf Daten erfordert, und die Erfassung und Verwendung dieser Daten muss mit Vorschriften wie GDPR und CCPA übereinstimmen.

Ist die KI bei der Erstellung von Inhalten besser als ein menschlicher Autor?

Das hängt von der Art des Inhalts und der jeweiligen Aufgabe ab. In einigen Fällen kann künstliche Intelligenz Inhalte erstellen, die mit denen von menschlichen Autoren vergleichbar oder ihnen sogar überlegen sind. So kann künstliche Intelligenz beispielsweise schnell große Mengen datengestützter Inhalte wie Finanzberichte oder Sportstatistiken erstellen, deren Erstellung für einen Menschen sehr zeitaufwändig wäre. Sie kann auch dazu verwendet werden, Inhalte für einzelne Nutzer zu personalisieren, was für menschliche Redakteure in großem Umfang schwierig sein kann.

In anderen Fällen ist die KI jedoch möglicherweise nicht in der Lage, Inhalte zu produzieren, die so gut sind wie die von menschlichen Autoren erstellten. So kann künstliche Intelligenz beispielsweise Schwierigkeiten haben, Inhalte zu produzieren, die Kreativität, Nuancen oder emotionale Intelligenz erfordern, wie etwa Gedichte, Belletristik oder überzeugende Texte. KI kann auch Schwierigkeiten haben, Inhalte zu produzieren, die tiefes Fachwissen erfordern, wie z. B. wissenschaftliche Forschung oder technische Texte.

Unser Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass künstliche Intelligenz ein nützliches Werkzeug für die Erstellung von Inhalten sein kann, aber nicht immer ein Ersatz für menschliche Autoren ist. Die Qualität der von der KI generierten Inhalte hängt in hohem Maße vom Modell und seinen Trainingsdaten ab. In manchen Fällen ist die KI besser, in anderen weniger gut.

Insbesondere bei einer künstliche Intelligenz, die Daten aus dem Internet, wie z.B. ChatGPT verwendet, stellt sich irgendwann die Frage, wann und ob die Trainingsdaten nicht irgendwann aus Daten erzeugt werden, die diese oder eine ähnliche KI vorher selbst erzeugt hat. Das ist übrigens einer der häufigsten Fehler bei Trainingsdaten.

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Mehrere Excel-Dateien in PDF "drucken"

23. Juni 2023, CAPCom WebTeam - Tipps & Tricks

Wer regelmäßig mehrere Excel-Sheets (mit mehreren Tabellenblättern) in PDF-Dokumente zusammenfassen möchte, für den haben wir hier etwas: Ein kleines VBA Makro, dass das Erzeugen von PDFs aus mehreren Excels erleichtert.

Das Problem

Wir standen aktuell vor der Aufgabenstellung, dass wir mehrmals im Quartal einen Bericht über den Verlauf einer Dokumentation abgeben sollten. Für die Dokumentation haben wir uns für eine Excelstruktur entschieden.

Um nun nicht für jeden Zwischenbericht etliche Excel-Sheets ausdrucken zu müssen (Stichwort Green-IT und Kostenreduktion) haben wir uns für die PDF-Variante entschieden. Was für die Papierform noch einfach geht (alles Markieren -> rechte Maustaste -> Drucken) geht für die PDF-Version schon nicht mehr so einfach. Nach kurzer Suche in Excel und im Netz stellte sich raus: Ein Makro muss her! Leider haben wir auf Anhieb kein funktionierendes gefunden. Also haben wir kurzerhand selbst eines geschrieben.

Das VBA Makro

Mit diesem VBA Makro müsst Ihr nicht mehr jedes einzelne Excel zum Drucken oder Veröffentlichen öffnen und es wird auch nicht mehr gefragt ob man die Änderungen speichern möchte, nur weil man den "Drucker" auf PDF umgestellt hat.

Das VBA Makro funktioniert in allen Excel Versionen ab 2010.

Sub AlleDrucken()
    'Aus welchen Zellen werden die Informationen bezogen
    'Verbessert die Struktur des Excel-Makros, eigene Modifikatioen sind leichter einzupflegen
    Const z_Pfad As String = "C3"      
      'in dieser Zelle stehen die Angaben zum Pfad, an welcher Stelle die Quell Excels liegen
    Const z_Filter As String = "C4"    
      'in dieser Zelle stehen die Angaben zum Filter, welcher eine Einschränkung der betrachteten Dateien ermöglicht
    Const z_Endung As String = "C5"    
      'in dieser Zelle stehen die Angaben zur Endung der Quelldatei   

    'Konstante
    Const c_OutOrdnerName As String = "PDF"
      'Hier kann der Name eingestellt werden wie der Zielordner heißen soll + Datum und Uhrzeit

    'Variablen
    Dim v_AktuelleDatei As String      
      'Name der aktuelle Datei
    Dim v_Output As String              
      'Pfad der für die Ausgabe der PDFs zusammen gebaut wird
    Dim v_OutOrdner As String          
      'Name des neu anzulegenden Ordners (im Quellordner) für die Ausgabe 

    'Main
    Application.ScreenUpdating = False 
      'schaltet die Aktualisierung des Inhalts der Excel ab
    v_OutOrdner = "PDF_" & Format(Time, "YYYYMMDD-hhmmss") & "\"
      'ergänzt den Zielordner um das aktuelle Datum und Uhrzeit   
    MkDir (Range(z_Pfad).Value & v_OutOrdner)
      'Erstellt den Ordner für die Ausgabe im Quellverzeichnis

    v_AktuelleDatei = Dir(Range(z_Pfad).Value & Range(z_Filter).Value & Range(z_Endung).Value)
      'Gibt den ersten Dateinamen wieder, der auf die angegebenen Filterkriterien passt

    While v_AktuelleDatei <> ""
      'Eine Schleife die so lange läuft bis kein weiteres Excel mehr auf die Filterkriteren zutrifft
         OutFile = Range(z_Pfad).Value & v_OutOrdner & Replace(v_AktuelleDatei, Range(z_Endung).Value, ".pdf")
           'Pfad und Endung für die Ausgabe der Datei werden angepasst       
         Workbooks.Open Filename:=Range(z_Pfad).Value & v_AktuelleDatei, UpdateLinks:=False
           'Öffnen der zu druckenden Excel ohne den Inhalt zu aktualisieren
         ActiveWorkbook.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=OutFile
           'Export der Excels als PDF. Hier wären auch alternative "Druck" bzw Export Optionen einzustellen
         ActiveWorkbook.Close savechanges:=False
           'Excel ohne zu speichern schließen
         v_AktuelleDatei = Dir
           'Übergibt den Dateinamen der nächsten Excel die auf die Filterkriterien zutrifft

   Wend

   Application.ScreenUpdating = True
      'Ab hier werden Änderungen in der Excel wieder angezeigt
End Sub

Das Excel

Wichtig wäre noch zu erwähnen, dass der Pfad (C3) mit einem "\" enden sollte. Das Layout könnt Ihr dank z_Pfad, z_Filter und z_Endung leicht nach eurem Geschmack anpassen.

3 Gründe, warum Ihre Excel-Anwendung so kompliziert ist: mehr Informationen dazu hier.

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